Leistungen - Bestandsaufnahmen

Heizzentralen-Bestandsaufnahme inklusive Funktionsprüfung

Vertrauen ist gut – Kontrolle gehört dazu

Der Heizungskeller mit der darin befindlichen Anlagentechnik ist ein sehr komplexes Thema, das gerade großen Immobiliengesellschaften häufig Probleme bereitet. Die systematische Erfassung sämtlicher technischer Komponenten sowie deren Bewertung scheitern oft an mangelnden personellen Kapazitäten bzw. an der hohen Arbeitsauslastung der zuständigen Objektmanager. Eine fachkompetente Kontrollinstanz einzuschalten kann den Objektmanager entlasten. Die Erfassung aller relevanten Daten sorgt für einen besseren Überblick über den Zustand der Anlagen und eventuelle Mängel. Dadurch können auch den eingesetzten Fachfirmen genaue Ausführungsrichtlinien an die Hand gegeben werden, und die ausgeführten Arbeiten lassen sich besser kontrollieren.

 

Ein maßgeschneidertes Produkt, entstanden aus Expertise

Um einem Berliner Wohnungsunternehmen mit ca. 18.000 Wohneinheiten und über 300 Zentralheizungsanlagen den Überblick über den Zustand der Heizungskeller in seinem Anlagenportfolio zu ermöglichen, hat die acon Energie Management GmbH ein maßgeschneidertes Produkt entwickelt: die Heizzentralen-Bestandsaufnahme inklusive Funktionsprüfung. Sie schafft eine solide Datenbasis, die übergreifend für alle relevanten Abteilungen wie Objektverwaltung, Vertragswesen und Bauabteilung eine große Hilfestellung darstellen soll. Dabei wird der Ist-Zustand der Heizungsanlagen erfasst und so eine Datengrundlage geschaffen, die ein fortlaufendes Monitoring des Anlagenbestandes ermöglicht und einen Überblick über anfallende Instandsetzungsmaßnahmen bietet. So können besonders betroffene Anlagen priorisiert und Skaleneffekte gehoben werden.

 

Übersicht durch strukturiertes Vorgehen

Zunächst erfolgt die Begehung der Heizungsanlagen durch einen firmeneigenen Fachingenieur in Begleitung eines Fachmonteurs. Die Eignung der eingesetzten Fachmonteure wird im Vorfeld durch ein entsprechendes Auswahlverfahren sowie in Probebegehungen verifiziert. Die Begehung umfasst neben einer visuellen Bestandsaufnahme aller Komponenten der Heizzentrale (Heizraum, Wärmeerzeuger, Wärmeverteilung, Wärmenutzung) auch eine funktionale Zustandserfassung und -überprüfung. Dazu wird die Durchführung einer Jahreswartung simuliert, die tatsächlichen Arbeiten beschränken sich jedoch auf die Überprüfung auf Funktion und Gangbarkeit. Reinigungsleistungen, der Ersatz von Verschleißteilen oder die Veränderung von Regelungsparametern werden grundsätzlich nicht vorgenommen. Die Kombination aus Bestandsaufnahme und Funktionsprüfung ermöglicht eine umfassende Bewertung der Anlagen hinsichtlich des Anlagenbetriebes (Auslegung, Dimensionierung, Effizienz und technischer Zustand) unter Berücksichtigung gesetzlicher Vorschriften und sicherheitstechnischer Empfehlungen. Eine zusammenfassende Darstellung der wichtigsten Anlagendaten sowie der Ergebnisse der durchgeführten Funktionstests erfolgt in einem individuellen achtseitigen Bericht. Die detaillierten Daten sämtlicher Anlagenkomponenten (Detailierungsgrad: einzelne Pumpen und Mischarmaturen) können in Form von Rohdatentabellen in bereits bestehende Verwaltungsprogramme des Auftraggebers eingepflegt werden. Darüber hinaus werden umfangreiches Bild- und Videomaterial sowie ein aktuelles Anlagenschema auf einem USB-Stick und über eine Cloud-Lösung zur Verfügung gestellt.

 

Mehr Effizienz durch klare Bewertung

Um für Überblick zu sorgen und dem Wohnungsunternehmen eine effiziente und nachhaltige Mängelbeseitigung zu ermöglichen, wurde der Ansatz gewählt, dass jedem festgestellten Mangel ein eigenständiger Datensatz mit einem fest zugeordneten Maluspunktewert entspricht. Je schwerer der Mangel, desto größer der jeweilige Wert.

Dieses Verfahren bietet folgende Vorteile:

  • Der Zustand einzelner Heizungsanlagen wird sofort ersichtlich und greifbar.

  • Heizungsanlagen können miteinander verglichen werden, was eine entsprechende Priorisierung des Leistungsbedarfs ermöglicht.

  • Eine Mängelauflistung je Heizungsanlage kann als Grundlage für Leistungsverzeichnisse zu notwendigen Mängelbeseitigungsmaßnahmen verwendet werden.

  • Eine differenzierte Kategorisierung der Mängel ermöglicht die Aufteilung des Leistungsbedarfs auf verschiedene Gewerke sowie eine Abstufung nach Dringlichkeit.

  • Mängel, die in mehreren Heizungsanlagen auftreten, werden identifiziert und können über Bündelaufträge kosteneffizient behoben werden.

Im Ursprungsprojekt ist die Heizzentralen-Bestandsaufnahme inkl. Funktionsprüfung für sämtliche Zentralheizungsanlagen des Wohnungsunternehmens angesetzt. Als Zwischenergebnis waren nach 100 ausgeführten Begehungen bereits über 1.350 Datensätze erfasst, verteilt auf ca. 300 Mangelkategorien.

 

Mehr Durchblick beim Monitoring

Bei der Koordinierung weiterführender Maßnahmen hilft ein Terminmanagementsystem, das die Dringlichkeit der zu behebenden Mängel sowie anstehende Gesamtmaßnahmen berücksichtigt (i. d. R. Erneuerung der Wärmeerzeugungsanlage nach überschrittenem Anlagenalter von 25 Jahren). Auch Wartungstermine werden in das System integriert. Über automatisch generierte E-Mails erinnert dieses System nach Wunsch frühzeitig an wichtige Fälligkeiten, damit entsprechende Maßnahmen mit ausreichendem Vorlauf geplant werden können. Für das fortlaufende Monitoring gilt ein Mangel erst dann als behoben (inklusive Abzug der Maluspunkte), wenn entsprechende Ausführungsleistungen im Rahmen einer weiteren Vor-Ort-Begehung technisch abgenommen sind. Sämtliche Änderungen am Bestand der Heizanlagentechnik werden so systematisch erfasst und dokumentiert. Zur Kontrolle sind regelmäßige Heizzentralen-Bestandsaufnahmen im 2-Jahres-Zyklus vorgesehen.

 

Mehr Kontrolle bei Reparaturleistungen

Im Fall des oben angesprochenen Ursprungsauftrages wurden bei Projektbeginn seitens des Auftraggebers zunächst die Heizzentralen zur priorisierten Bearbeitung benannt, in welchen bestehende Probleme bekannt waren, zum Beispiel wiederholte Heizungsausfälle oder eine Kontamination mit Legionellen. Über die im Vorfeld beim Auftraggeber regulär abgefragten Daten hinaus (z. B. Verbrauchsdaten, Eckdaten Gebäude) wurden im Fall der priorisierten Heizzentralen auch Protokolle der ausgeführten Notdienst- und Reparaturleistungen sowie die vorliegenden Reparaturangebote der ausführenden Wartungsfirma angefordert. Nach erfolgter Begehung der betroffenen Heizanlagen kam es in mehreren Fällen zu einer großen Diskrepanz zwischen vorliegenden Reparaturangeboten und dem Lösungsansatz, der im Rahmen der Heizzentralen-Bestandsaufnahme inkl. Funktionsprüfung ermittelt wurde.

Anwendungsbeispiel A: fernwärmeversorgtes Objekt mit 33 Mieteinheiten
Nach mehrfach aufgetretenen Ausfällen der zentralen Warmwasserversorgung lagen Angebote zum Einbau eines zusätzlichen Pufferspeichers sowie zur Erneuerung der Regelungstechnik vor. Im Rahmen der Heizzentralen- Bestandsaufnahme inkl. Funktionsprüfung stellte sich dann aber heraus, dass die vorhandene Regelung fehlerhaft eingestellt war. Nach Optimierung der Regelungsparameter durch ein spezialisiertes Fachunternehmen war die permanente Versorgungssicherheit wiederhergestellt. Der Einbau kostspieliger Anlagenkomponenten erwies sich als unnötig, woraus sich eine Kostenersparnis von ca. 9.100 € netto ergab.

 

Graphics for property owners

 

Anwendungsbeispiel B: gasversorgtes Objekt mit 20 Wohneinheiten
Nach Beschwerden der Mieterschaft über eine mangelhafte Wärmeversorgung hatte die zuständige Wartungsfirma den Austausch einer von insgesamt zwei Gasthermen empfohlen. Der Grund, den sie dafür angab: Die Elektronik der Anlage sei durch Nagetierbefall irreparabel beschädigt. Auch hier wurde in der Heizzentralen-Bestandsaufnahme ein anderes Bild vom Zustand sowie dem daraus resultierenden Leistungsbedarf gewonnen. Es wurde eine dritte Fachfirma hinzugezogen, welche die Funktionsfähigkeit der Gastherme bereits durch den Austausch weniger Leitungen wiederherstellen konnte. Dadurch konnten Kosten von rund 7.800 € netto eingespart werden. Um einen erneuten Nagetierbefall zu vermeiden, wurde parallel zu den Reparaturarbeiten ein Kammerjäger mit Bekämpfungsmaßnahmen beauftragt.

 

Mehr Nachhaltigkeit durch Ermittlung baulicher Mängel

Neben der Ermittlung von Lösungsansätzen zu bestehenden Problemfällen wurde in den Bestandsbegehungen im weiteren Projektlauf der Fokus auf die Identifizierung von Mängeln baulicher Art gelegt. Mehrfach konnte sowohl bei neu errichteten Heizungsanlagen als auch bei nachträglich installierten Anlagenkomponenten (z. B. automatische Nachspeiseeinrichtungen) eine mangelhafte Bauausführung festgestellt werden. Unter Berücksichtigung eventuell bestehender Gewährleistungsansprüche wurde der Leistungsbedarf zur Mängelbeseitigung definiert.

 

Graphics property owners

 

Anwendungsbeispiel C: gasversorgtes Objekt mit 39 Wohneinheiten
Bei einem der Objekte kam es während der Begehung zu Irritationen hinsichtlich der Anbringung der Temperatur-Außenfühler zweier Heizungsanlagen mit witterungsgeführter Regelung. Grundsätzlich ist deren Positionierung an schattigen Fassadenplätzen mit ausreichend Abstand zu Wärmequellen vorgesehen, um sowohl die Wärmeversorgung der Mieterschaft als auch einen effizienten Anlagenbetrieb zu sichern. In Heizzentrale 1 wurde der Temperaturfühler auf dem Boden des Heizraums liegend vorgefunden, in Heizzentrale 2 war er im Blechrahmen des Dachfensters befestigt. Durch das Anzeigen des Mangels bei der ausführenden Fachfirma konnte eine umgehende Installationskorrektur veranlasst werden.

 

Mehr Effizienz durch Leistungskontrolle

Durch die Zustandsüberprüfung der Heizungsanlagen kann zudem die Qualität der Leistungen kontrolliert werden, die vertraglich gebundene Fachfirmen im Rahmen von Jahreswartungen erbringen. Verschlissene Zündelektroden und Ablagerungen in der Brennkammer von Heizkesseln sind Belege für schlecht erbrachte Wartungsleistungen, die während einer Bestandsaufnahme ans Licht kommen können.

 

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Anwendungsbeispiel D: ölversorgtes Objekt mit 29 Mieteinheiten
In einem Fall überschnitt sich die Bestandsbegehung zufällig zeitlich mit der Wartung durch einen Monteur der eingesetzten Fachfirma. Obwohl dieser über die im Rahmen der Heizzentralen-Bestandsaufnahme inkl. Funktionsprüfung vorgesehenen Tätigkeiten informiert wurde, musste bei der nachgeholten Begehung am Folgetag festgestellt werden, dass der Heizungskessel im Rahmen der Wartung nicht geöffnet worden war. Als einzige Wartungsleistung war offenbar eine Abgasprüfung durchgeführt worden. So konnte die Arbeit direkt bemängelt und der vertraglich vereinbarte Wartungsumfang eingefordert werden. Ein häufig angetroffener Mangel ist ferner der ineffiziente Betrieb von Heizungsanlagen. Immer wieder wird die vorhandene Regelungstechnik fehlerhaft eingestellt oder im Werkszustand belassen. Außerdem werden bei einer Begehung häufig Anlagenkomponenten identifiziert (z.B. Heizkreismischer oder -pumpen), die aus verschiedensten Gründen im Handbetrieb und somit ungeregelt gefahren werden und folglich ihre durchaus vorhandenen Effizienzpotentiale nicht ausschöpfen können.

 

Fazit: Effizienz und Qualität stecken im Detail

Mit der Heizzentralen-Bestandsaufnahme inkl. Funktionsprüfung wird die Qualität auf allen anlagenrelevanten Ebenen erhöht – während gleichzeitig der Arbeitsaufwand des Objektmanagers sinkt. Basierend auf höchsten Qualitätsansprüchen werden objektspezifische Lösungsansätze zu bestehenden Problemen an Heizungsanlagen entwickelt und bauliche Mängel identifiziert. Zudem hat sich die Funktionsprüfung als wertvolles Instrument zur Kontrolle der beauftragten Fachfirmen erwiesen. Die umfangreichen Daten, die im Zuge der Bestandsaufnahmen gewonnen werden, dienen allen Entscheidern als Grundlage für die mittel- und langfristige Investitionsplanung. Auf einem USB-Stick als Rohdaten bereitgestellt, sind sie in verschiedenste Hausverwaltungsprogramme integrierbar. Von der punktgenauen und effizienten Steuerung der Mängelbeseitigungsmaßnahmen unter Berücksichtigung von bestehenden Budgetplänen profitieren neben den Objektmanagern auch die Immobilieneigentümer, denn ein systematisches Vorgehen schont das Instandhaltungsbudget. Und schließlich birgt der Anspruch, die Effizienzpotentiale der verbauten Heizungskomponenten vollständig auszuschöpfen, Vorteile für alle Beteiligten: Die resultierende Energieersparnis entlastet die Mieterschaft und schont die Umwelt.

Checkliste für Immobilienbesitzer

Diese Informationen und Unterlagen sollten vor einer Heizzentralen-Bestandsaufnahme inklusive Funktionsprüfung vorbereitet werden:

  • Stammdaten
    z. B. Objekt, Eigentümer, Kontakt Hausverwaltung

  • Eckdaten Gebäude
    z. B. Nutzfläche, Anzahl Mieteinheiten, Baujahr Heizungsanlage

  • Notwendige Dokumente
    z. B. Protokoll letzte Wartung (Heizung), aktuell gültiger Energieausweis

  • Besondere Hinweise
    z. B. geplante Maßnahmen an Heizanlagentechnik oder am Gebäude

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